Nieuw beschikbaar bij DigiForm – Sjablonen

Alle DigiForm klanten hebben vanaf nu de mogelijkheid om snel identificatieformulieren aan te maken via Sjablonen.

Wat zijn Sjablonen?

Een sjabloon is een formulier waarbij u enkele vaste waarden (Producenten, afvalstoffen, vervoerders en verwerkers) op voorhand kan registreren als IHM. Nadat hij deze in het sjabloon heeft ingevuld, ondertekend en gedeeld met de chauffeur kan de chauffeur voor vertrek kiezen uit de vooraf geregistreerde waarden en zo een nieuw fomrulier aanmaken.
De IHM stelt zelf in welke afvalstoffen naar welke verwerkers mogen worden gebracht én met wie hij het sjabloon deelt. De volledige verantwoordelijkheid blijft zo ook bij de IHM voor het correct invullen van het identificatieformulier.

Voordelen bij gebruik sjablonen

De meeste ondernemingen voeren bepaalde trajecten of vrachten meerdere malen uit. Als je hiervoor een sjabloon maakt kan je slechts met enkele kliks een formulierklaarzetten voor de start van het transport. Voert uw firma bijvoorbeeld iedere dag 20 transporten uit van punt A naar punt B? Via 1 sjabloon kan uw chauffeur 20 keer in 1 kik een rit starten, zo wordt de IHM administratief sterk ontlast.

Er zijn geen limieten in het aantal sjablonen die u opmaakt en deze tellen ook niet mee voor uw bestelde volume. identificatieformulieren die u tekent en opmaakt vanuit een sjabloon tellen wel gewoon mee in uw bestelde volume.

Hoe maak ik een sjabloon aan?

Op de lijstweergave van identificatieformulieren kan u naast de formulieren ook een menu-item “Sjablonen” zien staan.

U komt dan op de overzichtspagina waar al uw aangemaakte sjablonen staan.

We starten met het aanmaken van een nieuw sjabloon door rechtsboven op de gekende blauwe knop te klikken “nieuw sjabloon”.

Een sjabloon dat nog niet ingevuld is. De blauwe knoppen met een plus duiden aan waar info nodig is.

We krijgen een formulier te zien dat lijkt op het identificatieformulier maar met enkele kleine verschillen. Een sjabloon laat u immers toe meerdere potentiële producenten, verwerkers, afvalstoffen, enz.. toe te voegen. De definitieve keuze maakt u immers op het moment dat u een identificatieformulier zal opstellen vanuit een sjabloon.

Aangezien u geen limiet heeft op het aantal sjablonen kan u best een apart sjabloon maken per uniek type transport dat u frequent uitvoert. Heeft een bepaald traject één of meerder potentiële verwerkers die bijvoorbeeld iedere dag verwisselt? Dan kan het handig zijn beide opties in hetzelfde sjabloon te zetten en deze te selecteren bij het moment dat u een nieuw identificatieformulier opstelt.

U vult vervolgens alle velden in. Het is eenvoudig om te controleren of alle ingevulde informatie volledig zijn door te klikken op de knop “Kijk na” rechts bovenaan. Hieronder ziet u een voorbeeld van het scherm als we één van de producenten willen toevoegen aan een sjabloon.

Een uniek veld bij het maken van een sjabloon kan u vinden in het beschrijven van de (verschillende) afvalstoffen. Om uw identificatieformulier eenvoudiger te maken kan u hier specifieke afvalstoffen koppelen aan een of meerdere verwerker(s). u kan een voorbeeld hieronder raadplegen.

Bij het invullen van een afvalstof selecteert u welke verwerkers deze kunnen verwerken.

Nadat alle velden zijn ingevuld klikt u op “kijk na” en kan u controleren of alle informatie aanwezig is. Een groene pop-up laat u weten dat het sjabloon klaar is om op te slaan.

Na het invullen tekent u het sjabloon. U kan zien in bovenstaand voorbeeld dat er meerdere producenten en verwerkers in het sjabloon, verwerkt zijn.

Na de succesvolle controle klikken we tenslotte op “onderteken”. Het sjabloon is nu klaar voor gebruik!

Identificatieformulier aanmaken vanuit sjabloon

Nadat u 1 of meerdere sjablonen heeft opgemaakt kan u deze gebruiken om vliegensvlug identificatieformulieren op te stellen.
We starten met terug naar de pagina met sjablonen te gaan en zien onze sjablonen hier staan. Selecteer het sjabloon waaruit u een identificatieformulier wenst op te stellen.
We zien ons aangemaakte sjabloon staan in de lijst.

Na het openen van het sjabloon selecteren we ‘formulier aanmaken’.

We krijgen nu een nieuw scherm te zien. Als je meerdere mogelijke producenten, verwerkers,.. hebt toegevoegd, selecteer je via één klik bijvoorbeeld welke producent je wilt selecteren voor deze rit.

Na het selecteren van de verschillende partners belanden we op het opgemaakt identificatieformulier. Alle benodigde informatie is onmiddellijk ingevuld. We raden aan nog snel een finale controle te doen en nadien kan het transport gestart worden.

Nadat het identificatieformulier is aangemaakt vanuit een sjabloon zien we dat alle info reeds is ingevuld inclusief de datum. Na een snelle controle is het formulier klaar voor transport.