Général

Les présentes conditions générales s’appliquent aux services offerts par DigiForm. Ces services sont fournis par DigiForm bv, dont le siège social est situé Geerdegemdries 13, B-2800 Mechelen, et dont le numéro d’entreprise est 0787.561.707 (ci-après « DigiForm »).

Article 1 : Définitions

Conditions générales : les présentes conditions générales de DigiForm.

Service(s) : l’ensemble des services offerts sur le site web par DigiForm.

Données de connexion : la combinaison du nom d’utilisateur et du mot de passe du client utilisée pour se connecter.

Client : toute personne (morale) qui a conclu un contrat avec DigiForm.

Utilisateur : toute personne (juridique) qui utilise l’application Web de DigiForm.

Contrat : le contrat conclu entre le client et DigiForm (via le site web) en vertu duquel le client achète le service à DigiForm.

Politique de confidentialité : La politique de confidentialité de DigiForm.

DigiForm : la société à responsabilité limitée DigiForm bv, établie à Geerdegemdries 13, 2800 MECHELEN.

Site web : le site web de DigiForm (www.digiform.be), sur lequel les Services sont offerts.

Application web : l’application web de DigiForm (app.digiform.be), sur laquelle le client peut utiliser les Services.

Formulaire(s) signé(s) : Un formulaire qui se trouve dans l’application web avec le statut « SIGNÉ ». Si ce formulaire évolue vers un statut postérieur à « SIGNÉ », il reste valable en tant que formulaire signé. Un formulaire qui est encore dans le statut « EN COURS » est considéré comme non signé.

Volume : Le nombre annuel de formulaires signés par le client grâce à l’utilisation de l’application Web, tel qu’indiqué dans le devis/résumé de contrat de DigiForm.

Résumé du contrat : Un résumé d’un service spécifique de DigiForm, fourni au client avant la conclusion du contrat.

Article 2 : Applicabilité

2.1 La relation contractuelle entre DigiForm et le client concernant la fourniture des services est déterminée par les présentes conditions générales, l’offre et (le cas échéant) le résumé du contrat (ci-après dénommé le « contrat »). Des conditions particulières peuvent être convenues entre le client et DigiForm pour des services connexes.

En cas de conflit ou de contradiction entre les documents du contrat, l’ordre de priorité suivant s’applique : l’offre/le résumé du contrat, puis les conditions générales. Toutes les communications antérieures au contrat sont remplacées par le contrat et toute modification nécessite l’accord écrit de DigiForm.

2.2 Le client confirme avoir pris connaissance de ces conditions générales avant la conclusion du contrat et accepte leur application au contrat.

2.3 Sauf indication contraire, les dispositions des conditions générales s’appliquent à tous les services de DigiForm.

2.4 DigiForm peut toujours modifier et/ou compléter ces conditions générales.

2.5 Les conditions générales ou autres conditions du client ne s’appliquent pas au contrat. DigiForm les rejette explicitement.

Article 3 : Offre et demande de services

3.1 Les informations sur le site Internet sont toujours sans engagement. DigiForm n’est lié qu’après la confirmation de la commande du client.

DigiForm n’est pas lié par des erreurs évidentes ou des fautes de frappe sur le site web.

3.2 Le Client peut accéder aux Services comme suit :

Le Client fait sa demande d’abonnement aux Services via le Site Web. Le Client doit s’enregistrer et s’identifier correctement et complètement sur le Site Internet et demander le(s) Service(s) conformément aux instructions données. Le Client est seul responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité des informations qu’il fournit. Le Client s’engage à informer DigiForm de toute modification de son contrat et de ses données personnelles (par exemple changement d’adresse).

3.3 DigiForm a le droit de refuser l’application et/ou l’activation d’un Service sans devoir aucune indemnité au Client dans les situations suivantes notamment :

le Client refuse d’accepter les Conditions Générales ou tout autre document contractuellement requis ;
la demande de souscription aux Services n’a pas été dûment effectuée ;
en cas de preuve ou d’indices sérieux d’agissements frauduleux, d’insolvabilité ou de non-paiement des Services, qui peuvent être attestés, par exemple, par un historique de non-paiement du Client
le Client donne une identité fausse, incorrecte ou incomplète dans son identification, refuse de prouver son identité ou ne peut pas prouver son identité avec un document d’identité légitime ;
le client utilise des documents d’identité qui ont été déclarés volés pour s’identifier ;
le Client utilise des adresses électroniques jetables, c’est-à-dire des adresses électroniques destinées à un usage unique ou temporaire ;
l’équipement du Client peut interférer avec l’application ;
en cas de preuve ou d’indices sérieux que le Client utilise les Services de manière contraire au Contrat, aux dispositions légales ou réglementaires, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs, ou d’une manière qui porte atteinte au bon fonctionnement ou à l’intégrité des Services.

Dans la mesure où le client a déjà effectué un paiement à DigiForm, DigiForm remboursera, dans les cinq jours ouvrables suivant la notification du refus du client, les montants payés par le client, en tenant compte du fait que, dans ce cas, aucun contrat n’a encore été conclu entre les parties et que, par conséquent, aucun paiement n’est dû par le client.

Article 4 : Contenu des services

4.1 Le Client peut souscrire aux Services aux tarifs et conditions tels que décrits sur le devis et/ou dans le Résumé du contrat concerné.

4.2 Le Contrat est conclu pour un Volume limité, le prix du Volume et le prix correspondant par Formulaire signé étant indiqués dans le devis/le Résumé du Contrat.

4.3 Dès que le Volume décrit dans le Contrat est dépassé, DigiForm facturera chaque Formulaire Signé supplémentaire, ces coûts supplémentaires étant facturés par DigiForm une fois par an (c’est-à-dire après l’anniversaire de la date d’entrée en vigueur du Contrat).

4.4 Le client peut contrôler sa consommation dans l’application web.

4.5 A partir de 85% de consommation de volume, le client recevra un avertissement sur le nombre de formulaires créés par rapport au nombre prévu tel que décrit dans l’accord. Tant que le volume spécifié dans l’offre/le résumé du contrat n’a pas été dépassé, le client a la possibilité d’ajuster le volume et de payer le supplément correspondant. Dès que le Volume est dépassé, l’augmentation du Volume et le tarif associé ne prendront effet qu’à partir du renouvellement de l’Accord conformément à l’article 5.

4.6 La réduction du Volume doit être signalée par le Client au plus tard un mois avant la date d’expiration de l’Accord, faute de quoi l’Accord sera prorogé conformément à l’article 5 avec application du Volume alors en vigueur et du tarif associé.

4.7 Le client peut demander une assistance/un soutien pour l’utilisation de l’application par téléphone, par courrier électronique et par chat en direct. Un système de crédit est utilisé à cet effet, par lequel le Client peut acheter des crédits d’assistance au prix de 20 € par quart d’heure hors TVA. (cf. article 13)

Article 5 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

5.1 Le contrat (et l’ouverture du compte de l’utilisateur) n’entre en vigueur qu’après l’acceptation par DigiForm d’une commande enregistrée du client et la réception par DigiForm du paiement correspondant.

5.2 Sauf si une autre durée a été convenue dans le résumé de l’offre/du contrat, le contrat est conclu pour une durée d’un an.

Le contrat entre les parties est automatiquement renouvelé à la fin de chaque période pour une durée d’un an à chaque fois, à moins que le client ne décoche cette option dans l’application Web. Dans la mesure où le Client a décoché le renouvellement automatique de ce contrat, le Client recevra un e-mail de DigiForm au plus tard 30 jours avant la fin prévue du terme, l’informant que le contrat ne sera pas renouvelé si l’option de renouvellement automatique n’est pas cochée. Si le client n’a pas coché la case de renouvellement automatique avant la fin de la période convenue, DigiForm a le droit de refuser au client et à ses utilisateurs tout accès à l’application web à la fin de la période.

Article 6 : Augmentations de prix

6.1 Si pour des raisons indépendantes de la volonté de DigiForm (augmentation des prix des matières premières, augmentation des prix des fournisseurs, …) le prix doit être augmenté par DigiForm, DigiForm en informera le client au moins trente jours avant le renouvellement automatique du contrat conformément à l’article 5.2.

Si le Client n’est pas d’accord avec cette augmentation de prix, il a toujours la possibilité de décocher la case de renouvellement automatique conformément à l’article 5.2, de sorte que le contrat entre les parties prend fin.

Si le client ne réagit pas dans les trente jours suivant la notification de DigiForm à cet effet, il est réputé accepter l’augmentation de prix communiquée et le contrat sera automatiquement renouvelé avec le paiement par le client des nouveaux tarifs conformément à l’article 5.2.

6.2 Si le fonctionnement ou l’organisation des Services le rend nécessaire, DigiForm peut modifier le contenu ou les caractéristiques de ses Services, pour autant que cela ne modifie pas les caractéristiques essentielles du Contrat entre les parties.

6.3 Si DigiForm décide de cesser de fournir un (des) Service(s), elle en informera le Client au moins trois mois à l’avance. DigiForm n’est pas tenu de rembourser au client les dommages et intérêts ou les montants déjà payés.

6.4 Le volume des formulaires peut être augmenté à tout moment à la demande du Client. L’augmentation s’applique immédiatement pour l’année au cours de laquelle l’augmentation a été achetée et pour les années suivantes.

Article 7 : Tarifs et paiements

7.1 Les Services disponibles et les tarifs applicables à ces Services varient en fonction du Volume choisi par le Client. Les tarifs proposés pour les Volumes sont communiqués dans l’offre ou le Résumé du Contrat.

7.2 Les factures de DigiForm doivent être payées dans les trente jours suivant la date de facturation, sauf dérogation expresse de DigiForm.

Dans la mesure où le client a donné son accord pour un paiement par prélèvement automatique et que ce prélèvement (que ce soit ou non dans le cas d’une nouvelle année contractuelle) est refusé – pour quelque raison que ce soit – le client s’engage à payer les factures impayées de DigiForm, sauf mention contraire sur la facture, au numéro de compte suivant, qu’il s’agisse ou non d’un prélèvement automatique :

IBAN : BE27 7370 6160 7773
BIC : KREDBEBB

Le cas échéant, le client reçoit également une demande de paiement de DigiForm avec une invitation à effectuer le paiement dans un délai de 30 jours.

7.3 Si le client ne paie pas les factures de DigiForm dans les délais indiqués, l’accès du client à l’application web sera suspendu jusqu’à ce que le client ait réglé tous les montants impayés en son nom.

7.4 Si le paiement n’est pas effectué (ou n’est pas effectué à temps) à la date d’échéance indiquée, le client est en défaut. À partir de ce moment, sans mise en demeure préalable, des intérêts de retard de 10 % par an sur les montants facturés sont dus. Dans ce cas, le montant de la facture sera également majoré d’une indemnité forfaitaire de 10%, avec un minimum de 125,00 EUR.

7.5 Les honoraires de DigiForm suivent les fluctuations de l’indice des prix à la consommation (indice des prix à la consommation) et peuvent être adaptés chaque année à la date anniversaire de l’entrée en vigueur du présent contrat selon la formule suivante :

nouvelle redevance = redevance de base x nouveau chiffre de l’indice/chiffre de l’indice de départ.

L’indice de départ est l' »indice des prix à la consommation », calculé et désigné à cette fin à partir du mois précédant celui de la signature du présent accord.

Le nouvel indice est l' »indice des prix à la consommation » du mois précédant l’anniversaire de l’entrée en vigueur de l’accord.

Toute augmentation ou diminution de la redevance en vertu de cet article sera acquise à DigiForm de plein droit, sans rappel. Le fait que DigiForm ne réclame pas à temps une adaptation de l’index ne signifie pas qu’il renonce à ses droits.

7.6 La TVA et les autres taxes imposées par les autorités (sauf indication contraire) ne sont pas comprises dans le prix indiqué.

Article 8 : Suspension et résiliation de l’accord

8.1 Le Client s’engage à utiliser l’Application Web avec prudence, conformément au présent contrat, aux lois applicables et aux principes généralement admis sur Internet, en s’abstenant donc dans tous les cas d’actes susceptibles de compromettre le bon fonctionnement de l’Application Web ou l’intégrité des données des autres Utilisateurs.

Les cas suivants – non exhaustifs – sont toujours considérés comme des manquements graves de la part du Client :

Fraude, manipulation ou toute autre forme d’abus.
Utilisation excessive de l’Application Web sans raison identifiable.
Une utilisation de l’Application Web visant à échapper au paiement à DigiForm.
Non-respect des obligations de paiement.
L’utilisation de l’application Web qui cause des dommages aux autres utilisateurs de l’application Web.

DigiForm a le droit de prendre toutes les mesures nécessaires et raisonnables – y compris la suspension de l’accès à l’Application Web – dans le cas où le Client ne se comporte pas de manière prudente, ou agit contrairement à ce contrat et/ou à la législation applicable et/ou aux principes généralement acceptés sur Internet.

DigiForm prendra, le cas échéant, des mesures proportionnelles à la violation constatée de la part du client.

8.2 Chaque partie peut résilier le contrat immédiatement, sans délai ni indemnité, en cas de manquement grave de l’autre partie à l’une de ses obligations, auquel il n’a pas été remédié dans un délai de quinze jours après l’envoi d’un rappel recommandé.

Tout manquement grave de la part du Client qui, sans l’intervention de DigiForm, peut causer un dommage sérieux au fonctionnement de l’application Web, donne le droit à DigiForm de résilier le Contrat avec effet immédiat, sans être tenu de payer une quelconque indemnité, ni de procéder à un quelconque remboursement.

8.3 Chaque partie a le droit de résilier le contrat immédiatement (sans délai ni indemnité) et sans préavis si l’autre partie demande la protection contre ses créanciers, est déclarée en faillite, est mise en liquidation ou si un administrateur provisoire, un fiduciaire ou un séquestre est nommé sur l’autre partie.

8.4 Les dispositions du présent article 8 s’appliquent pleinement aux Utilisateurs qui utilisent l’Application Web sous le contrôle du Client.

Le Client s’engage expressément à informer les Utilisateurs de leurs droits et obligations en vertu du présent Contrat et veillera à ce que les Utilisateurs appliquent également les dispositions du présent Contrat de manière correcte.

8.5 L’application du présent article n’affecte pas le droit de DigiForm de réclamer le paiement intégral de toutes les sommes dues.

Article 9 : Responsabilité

9.1 DigiForm n’est en aucun cas responsable des dommages indirects, économiques, de réputation ou de perte de profit, d’opportunités de contrat, etc.

9.2 DigiForm n’est en aucun cas responsable des dommages causés au client et aux utilisateurs si le client et/ou les utilisateurs utilisent l’application Web en violation des instructions données par DigiForm, ou n’utilisent pas l’application Web comme un bon gardien.

Les violations du paragraphe susmentionné peuvent inclure :

La propagation de virus sur l’Application Web, que ce soit ou non via Internet, des données téléchargées ou d’autres applications.
L’utilisation inappropriée de l’application web.
L’utilisation de l’application Web à des fins autres que celles pour lesquelles l’application Web a été développée par DigiForm.

9.3 DigiForm ne peut être tenu responsable des dommages qu’en cas d’intention ou de négligence grave, que ce soit sur une base contractuelle ou sur une base non contractuelle.

9.4 En cas de dommages résultant de la violation ou de l’inexécution d’une obligation du contrat, la responsabilité de DigiForm est limitée à la réparation des dommages dont le client peut prouver le lien de causalité avec la violation ou l’inexécution du contrat.

Les plaintes relatives à des dommages de la part du client/des utilisateurs finaux doivent être communiquées par écrit à DigiForm dans les 5 jours ouvrables suivant la survenance de ces dommages, sous peine de nullité.

9.5 Les limitations de dommages résultant de cet article s’appliquent également aux organes de DigiForm, au personnel de direction ou aux employés de DigiForm.

9.6 Dans tous les cas, la responsabilité de DigiForm est limitée aux montants facturés par DigiForm. Aucune indemnité supplémentaire ne peut être réclamée à DigiForm.

Article 10 : Utilisation des services

10.1 Le client peut accéder aux services par le biais d’identifiants qu’il a lui-même créés. Le client est tenu de prendre toutes les précautions nécessaires pour garantir la confidentialité de tous les identifiants tels que les mots de passe et autres (ci-après dénommés « identifiants ») qui lui sont transmis. Le client est responsable de tout abus ou mauvaise utilisation résultant de la divulgation volontaire, accidentelle ou involontaire de ces identifiants. Toute utilisation des services après l’introduction des identifiants est réputée avoir été faite par le client ou avec son consentement. Le client qui transfère, perd, copie, emprunte ou dont les codes d’accès au service sont volés doit en informer immédiatement DigiForm.

10.2 DigiForm n’est pas responsable du contenu des données saisies dans le formulaire par l’Utilisateur. DigiForm n’est pas responsable du contenu des données saisies dans le formulaire par l’utilisateur, ni de leur absence, ni de leur exactitude. DigiForm garantit simplement que les formulaires sont conformes aux dispositions de la législation applicable.

10.3 La personne qui remplit (et signe) un formulaire est donc responsable des données, quelle que soit la personne qui les a introduites.

10.4 Le système est conçu pour être exclusivement numérique. Le système permet d’afficher les formulaires sous la forme d’un fichier « .pdf ». Il s’agit toutefois d’une « copie » des données précédemment saisies en ligne dans le formulaire. DigiForm n’est pas responsable des annotations faites sur une impression papier. Seules les données stockées dans le système de DigiForm sont valables.

10.5 Le système exige que le transporteur dispose d’un appareil et d’un réseau géolocalisé pour stocker correctement les données.

10.6 Le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la compatibilité de son logiciel avec celui de DigiForm, notamment en ce qui concerne ses systèmes anti-virus.

10.7 Lors de l’utilisation d’un compte démo gratuit de DigiForm, les conditions générales de vente s’appliquent.

Article 11 : Droits de propriété intellectuelle

11.1 Tous les droits de propriété intellectuelle ou industrielle de tous les services développés ou mis à disposition conformément au contrat, y compris, mais sans s’y limiter, les logiciels, y compris le code source, les bases de données, l’équipement ou d’autres matériaux tels que les analyses, les conceptions, la documentation, les rapports, ainsi que le matériel préparatoire, appartiennent exclusivement à DigiForm ou à ses concédants de licence.

11.2 Le client n’acquiert que les droits d’utilisation et les compétences expressément accordés dans l’offre, le résumé du contrat et les présentes conditions générales. Dans le cas contraire, le client n’a pas le droit de reproduire ou de faire des copies des services acquis.

11.3 Le Client n’est pas autorisé à modifier ou à supprimer les marques ou les signes d’identification apposés sur les Services ou le Site web, et/ou les indications concernant les droits d’auteur, les noms commerciaux ou d’autres droits de propriété intellectuelle, y compris les indications concernant la nature confidentielle et le secret du logiciel, ni à modifier ou à reproduire le logiciel ou une partie de celui-ci.

11.4 Les services ne peuvent pas être revendus ou autrement échangés, distribués, copiés ou mis à disposition à moins que DigiForm n’ait conclu un accord de service séparé avec le client à cet égard.

11.5 Si le client contrevient aux dispositions du présent article, il sera tenu de payer une indemnité forfaitaire immédiatement exigible de € 5.000 (cinq mille euros) et une amende supplémentaire de € 500 (cinq cents euros) par jour pour chaque jour où la contravention se poursuit, ceci sans préjudice des autres recours légaux dont DigiForm dispose pour sauvegarder ses intérêts.

Article 12 : Force majeure

12.1 Si DigiForm est temporairement empêché de remplir ses obligations pour cause de force majeure ou si l’exécution de la livraison cause des difficultés économiques, les obligations de DigiForm sont suspendues.

12.2 Par force majeure, on entend des circonstances qui empêchent l’exécution de l’engagement et qui ne peuvent pas être attribuées à DigiForm. En font partie : les grèves et les circonstances imprévisibles chez les fournisseurs ou les tiers dont DigiForm dépend.

12.3 Si une situation de force majeure telle que mentionnée dans cet article dure plus de trois mois, les deux parties ont le droit de résilier le contrat, sans obligation de payer des dommages-intérêts ou une obligation de remboursement de la part de DigiForm.

Article 13 : Maintenance et pannes

13.1 DigiForm s’efforcera de résoudre dans les meilleurs délais les éventuelles pannes d’accès à nos Services et/ou à notre Site Internet. L’application logicielle étant livrée  » en l’état  » et  » telle que disponible « , le Client reconnaît expressément que cela implique une obligation d’effort de la part de DigiForm. En conséquence, DigiForm ne peut jamais être tenu responsable des dommages résultant de défaillances, d’interruptions, d’éléments nuisibles ou de défauts de son application Web, indépendamment de l’existence d’un cas de force majeure ou d’une cause extérieure.

Les corrections de bogues et les mises à jour/ajustements de logiciels qui nécessitent une visite de DigiForm sur le site du Client ne sont pas compris dans le prix.

Un tarif horaire de 100 euros/heure, hors TVA, sera facturé à cet effet. Les déplacements sont facturés à 0,65 euro/km hors TVA.

Outre le système de crédits de support (cf. article 4.7), DigiForm propose également des intégrations personnalisées via une interface si le logiciel du Client n’est pas compatible avec le logiciel proposé par DigiForm. Cette intégration et son suivi/maintenance mensuelle ne sont pas inclus dans le prix et seront facturés séparément selon l’offre approuvée par le Client.

13.2 DigiForm s’efforcera, dans la mesure du possible, de maintenir les services 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, à l’exception du temps nécessaire pour les travaux d’entretien et les pannes.

13.3 DigiForm remédiera à un défaut dans les services aussi vite que possible après que le défaut ait été signalé. Aucune garantie ne peut être donnée sur les délais d’exécution.

13.4 DigiForm informera le client de toute perturbation qui affecte directement les services fournis par DigiForm au client.

13.5 DigiForm informe le client à l’avance des travaux d’entretien du système. Une estimation de l’impact et de la durée de ces travaux sera faite.

13.6 DigiForm peut à tout moment effectuer ou faire effectuer des travaux de maintenance sur le site web, les services et les services qui les supportent, les réseaux, les serveurs, etc. DigiForm fera tout son possible pour s’assurer que le site web et les services ne soient pas affectés. En cas de maintenance ou de panne, le site web ou les services peuvent être temporairement indisponibles. DigiForm n’est pas responsable envers le client pour cela.

Article 14 : Données à caractère personnel

14.1. DigiForm collects personal data for the execution of this Agreement.

The Customer gives its explicit consent for the processing of the personal data collected during activation and use of the web application, as well as confirms that it will always obtain the consent of all persons whose data are processed in the web application.

The Customer confirms that it will indemnify DigiForm for any damage DigiForm may suffer if the Customer fails to fulfil its obligations in this respect.

14.2. DigiForm traitera les données personnelles fournies uniquement dans le but d’offrir l’application Web et des services supplémentaires.Les données personnelles ne seront en aucun cas transmises à des tiers, sauf si DigiForm y est contraint par une disposition légale ou une décision gouvernementale.En particulier, le client reconnaît que ses données (y compris son nom d’utilisateur et son mot de passe) peuvent être traitées et stockées dans le cadre de l’utilisation de l’application MATIS. Le client confirme que cela est nécessaire pour garantir le bon fonctionnement de l’application Web.

Tout traitement concernant les données à caractère personnel sera conforme au règlement GDPR du 27/04/2016.

14.3. Le Client est considéré comme un responsable du traitement au sens du Règlement GDPR, étant donné qu’il traitera également des données à caractère personnel via l’Application Web. Seul le Client détermine quelles données à caractère personnel, provenant ou non de tiers, seront traitées via l’Application Web. Seul le Client est responsable de la gestion légale de ces données personnelles, y compris l’obtention des consentements nécessaires à cette fin.

DigiForm n’est qu’un sous-traitant pour les traitements décrits aux articles 14.1 et 14.2 du présent contrat.

Article 15 : Questions, plaintes et litiges

15.1 Le client peut adresser ses questions et ses plaintes concernant les services à DigiForm via les formulaires de contact sur le site web, ces plaintes devant être signalées dans les 8 jours après leur découverte, faute de quoi DigiForm ne donnera plus suite à ces plaintes.

15.2 Tout litige concernant le contrat, son exécution ou son interprétation, qui ne peut être réglé par DigiForm, relève de la compétence exclusive des tribunaux de Malines, lieu de naissance de l’obligation. Le droit belge est d’application.